ProjectKit Forum

ProjectKit Document and Forum

Quản lý giao tiếp trong dự án bao gồm các quy trình để đảm bảo thông tin trong dự án được tạo ra, phân phối, thu thập, sắp xếp một cách kịp thời, phù hợp. Quản lý dự án dành phần lớn thời gian giao tiếp với các thành viên trong dự án và các bên liên quan khác của dự án, cho dù họ là những thành viên trong nội bộ (ở tất cả các cấp tổ chức) hoặc bên ngoài để tổ chức. Giao tiếp hiệu quả tạo ra một cầu nối giữa các bên liên quan, từ những người từ những tổ chức khác nhau về văn hóa, trình độ chuyên môn và các quan điểm và lợi ích khác nhau, có tác động hoặc có ảnh hưởng khi thực hiện hoặc kết quả của dự án.

Hình 10-1 cung cấp cái nhìn tổng quan về các quá trình quản lý giao tiếp của dự án, cụ thể bao gồm:

10-1.jpg ...​
Quản lý tiếp xúc với các bên liên quan là quá trình giao tiếp và làm việc với các bên liên quan nhằm đáp ứng các yêu cầu/ nhu cầu của họ, xác định các vấn đề phát sinh, cũng như một phương thức giao tiếp phù hợp trong các hoạt động suốt vòng đời của dự án. Lợi ích cốt lõi của quá trình này nhằm giúp nhà quản lý dự án tăng cường sự hỗ trợ cũng như giảm thiểu những mâu thuẫn từ các bên liên quan, qua đó gia tăng khả năng thành công của dự án một cách mạnh mẽ. Hình 13-8 mô tả các đầu vào, công cụ, kỹ thuật và đầu ra của quá trình này. Hình 13-9 mô tả biểu đồ luồng dữ liệu của quá trình.

Untitled2.png

Untitled.png

Quản lý tiếp xúc với các bên liên quan bao gồm các hoạt động:

- Tiếp xúc với các bên liên quan vào các giai đoạn khác nhau của dự án...
Thực hiện mua sắm (Conduct Procurements): là quy trình nhận phản hồi của các nhà cung cấp tiềm năng, chọn lựa nhà cung cấp, và trao hợp đồng. Lợi ích của quy trình này là cung cấp sự liên kết giữa mong đợi của các bên liên quan bên trong và các bên liên quan bên ngoài thông qua các thoả thuận trong hợp đồng.
Các yếu tố đầu vào, các công cụ và kỹ thuật, và kết quả của quá trình này được mô tả trong hình 12-4.


Trong quá trình tiến hành mua sắm, các nhóm sẽ nhận thầu hoặc đề xuất và sẽ áp dụng các tiêu chí lựa chọn được xác định trước đó để chọn một hoặc nhiều người bán hàng có đủ điều kiện để thực hiện các công việc và được chấp nhận như một người bán. Vào các mặt hàng mua sắm...
I. Đầu vào:

1. Kế hoạch quản lý dự án

2. Tuyên bố phạm vi dự án

3. Tài liệu yêu cầu

4. Các yếu tố môi trường doanh nghiệp (Enterprise environmental factors)

5. Tài sản quy trình của tổ chức (Organizational process asests)

II. Công cụ và kỹ thuật

1. Phân chia hóa

2. Nhận định của chuyên gia

III. Đầu ra

1. Nội dung cơ bản của phạm vi

2. Cập nhật hóa tài liệu dự án (Project document updates)

WBS là quy trình chia dự án thành các công việc nhỏ hơn và có thể quản lý được. Lợi ích chính của quy trình này là cung cấp 1 cái nhìn cấu trúc của những gì sẽ được bàn giao. Hình sau mô tả tổng quan về các tạo WBS
upload_2016-4-25_11-58-53.png
Luồng dữ liệu của công việc tạo WBS như hình sau:
upload_2016-4-26_13-23-21.png
Là quá trình thực hiện kế hoạch ứng phó rủi ro, theo dõi rủi ro được xác định, giám sát rủi ro còn lại, xác định những rủi ro mới và đánh giá hiệu quả quá trình quản lý rủi ro trong suốt dự án. Lợi ích trong quy trình là nó cải thiện hiệu quả cách tiếp cận rủi ro trong suốt vòng đời dự án để tiếp tục tối ưu hóa phản ứng rủi ro.

Input

Kiểm soát giám sát rủi ro là quá trình theo dõi các rủi ro xác định, giám sát rủi ro còn lại và xác định các rủi ro mới, đảm bảo việc thực hiện các kế hoạch giám sát rủi ro, và đánh giá hiệu quả của chúng trong việc làm giảm nguy cơ. giám sát rủi ro và hồ sơ kiểm soát rủi ro số liệu có liên quan đến việc thực hiện kế hoạch dự phòng. giám sát và kiểm soát rủi ro là một quá trình liên tục cho vòng...
Quản lý thời gian dự án bao gồm các quy trình cần thiết để dự án chạy kịp tiến độ, gồm 7 quy trình

1. Lập kế hoạch quản lý lịch trình (Plan Schedule Management)

2. Định nghĩa hoạt động (Define Activities)

3. Sắp xếp các hoạt động (Sequence Activities)

4. Ước lượng nguồn lực cho hoạt động (Estimate Activity Resources)

5. Ước lượng thời gian hoàn thành hoạt động (Estimate Activity Durations)

6. Phát triển lịch trình dự án (Develop Schedule)

7. Kiểm soát lịch trình dự án (Control Schedule)

Trong các dự án nhỏ, những quy trình này có thể rút gọn, lồng ghép và được thực hiện bởi 1 cá nhân nào đó nhưng thực tế mỗi quy trình bao gồm những thành phần ( đầu vào, đầu ra ) khác nhau và thực hiện bởi các kỹ thuật, công cụ khác nhau. Các quy trình, công cụ, kỹ...
Kiểm soát giao tiếp (Control Communications): là quy trình kiểm tra và giám sát giao tiếp trong suốt vong đời dự án nhằm đảm bảo đáp ứng nhu cầu thông tin của các bên liên quan. Lợi ích của quy trình này là đảm bảo cách giao tiếp tối ưu giữa các thành phần tham giao tiếp tại bất cứ thời điểm nào.

1. Xác định nhu cầu về dự án:


Dự án được khởi xướng để tìm giải pháp cho một vấn đề hoặc khai thác, tận dụng một cơ hội. Đề xuất dự án có thể đến từ bên trong hoặc bên ngoài tổ chức. Nhiều tổ chức có một tiến trình chính thức để xác định nhu cầu cho dự án bao gồm đánh giá nhu cầu ban đầu, nghiên cứu khả thi, kế hoạch dự án sơ bộ,...Một số tổ chức khác có tiến trình xác định tương đối không chính thức và chủ yếu dựa trên mục tiêu của dự án cũng như các yêu cầu của công việc bên trong. Song để dự án có thể được thành lập, dù chính thức hay không chính thức thì các nhà quản lý dự án cũng cần nhận biết nhu cầu và xác định cách thức đáp ứng nhu cầu đó. Nhu cầu dự án nếu xuất phát từ nội bộ doanh nghiệp có thể xuất phát từ nguyên nhân...
Bài này tóm tắt 47 quy trình trong quản lý dự án.
Các bài tiếp theo sẽ giải thích cụ thể từng quy trình.

  1. Xây dựng điều lệ dự án
  2. Xác định các bên liên quan đến dự án
  3. Xây dựng kế hoạch quản lý dự án
  4. Kế hoạch quản lý phạm vi dự án
  5. Thu thập yêu cầu
  6. Định nghĩa phạm vi dự án
  7. Tạo các cấu trúc phân chia công việc
  8. Kế hoạch quản lý lịch trình dự án
  9. Định nghĩa các hoạt động của dự án
  10. Sắp xếp thứ tự các hoạt động
  11. Ước lượng các nguồn lực cho các hoạt...
Ngày nay, khi sức ép thay đổi công nghệ ngày càng lớn và cạnh tranh khốc liệt buộc các doanh nghiệp phải phản ứng kịp thời với những thay đổi môi trường, hoạt động theo hình thức các dự án trở thành một phương thức vận hành hữu hiệu đối với các tổ chức. Hình thức dự án sẽ cung cấp cho các tổ chức các công cụ nhằm tăng cường khả năng hoạch định, thực thi và kiểm soát các hoạt động và các nguồn lực.

Theo quan điểm chung dự án là một lĩnh vực hoạt động đặc thù, một nhiệm vụ cần phải thực hiện theo một phương pháp riêng, trong khuôn khổ nguồn lực riêng, có kế hoạch tiến độ cụ thể nhằm tạo ra một sản phẩm mới. Từ đó cho thấy, dự án có tính cụ thể, mục tiêu rõ ràng để tạo ra một sản phẩm mới.

Theo PMI (Viện quản lý dự án Hoa kỳ-1996) dự án là “ một nỗ lực tạm thời được cam kết để tạo...