10.3 Kiểm soát giao tiếp

Discussion in 'Project Communications Management' started by tuyennt, Apr 15, 2016.

By tuyennt on Apr 15, 2016 at 11:46 PM
  1. tuyennt

    tuyennt New Member

    Joined:
    Apr 15, 2016
    Messages:
    6
    Trophy Points:
    3
    Kiểm soát giao tiếp (Control Communications): là quy trình kiểm tra và giám sát giao tiếp trong suốt vong đời dự án nhằm đảm bảo đáp ứng nhu cầu thông tin của các bên liên quan. Lợi ích của quy trình này là đảm bảo cách giao tiếp tối ưu giữa các thành phần tham giao tiếp tại bất cứ thời điểm nào.
     
    Last edited by a moderator: May 17, 2016
    Vũ Hương likes this.

Comments

Discussion in 'Project Communications Management' started by tuyennt, Apr 15, 2016.

    1. Vũ Hương
      Vũ Hương
      Là quy trình kiểm tra và giám sát giao tiếp trong suốt vòng đời dự án nhằm đảm bảo đáp ứng nhu cầu thông tin của các bên liên quan dự án được đáp ứng.
      Các lợi ích quan trọng của quá trình này là đảm bảo một luồng thông tin tối ưu cho tất cả những bên tham gia, trong bất cứ thời gian nào. Các yếu tố đầu vào, các công cụ và kỹ thuật và đầu ra của quá trình này được mô tả trong hình 10-7. Hình 10-8 mô tả sơ đồ luồng dữ liệu của quá trình điều chỉnh giao tiếp.
      10-7.jpg
      Hình 10-7. Điều chỉnh giao tiếp: Đầu vào, Công cụ và kỹ thuật, và Đầu ra
      10-8.jpg
      Hình 10-8. Sơ đồ luồng dữ liệu điều chỉnh giao tiếp
      Quá trình điều chỉnh giao tiếp có thể kích hoạt một lần lặp của kế hoạch quản lý giao tiếp hoặc quản lý các quá trình giao tiếp. Việc lặp đi lặp lại này minh họa tính chất liên tục của quá trình quản lý giao tiếp trong dự án. Chẳng hạn như các vấn đề hoặc các chỉ số hoạt động quan trọng (ví dụ, thực tế so với kế hoạch tiến độ, chi phí và chất lượng), có thể kích hoạt một phiên bản ngay lập tức, trong khi những tiến trình khác có thể không. Các tác động và ảnh hưởng của việc giao tiếp trong dự án cần được đánh giá một cách cẩn thận và điều chỉnh để đảm bảo rằng thông điệp phải được chuyển đến đúng đối tượng vào đúng thời điểm.

      10.3.1 Điều chỉnh giao tiếp: Đầu vào
      10.3.1.1 Kế hoạch Quản lý dự án
      Được mô tả trong mục 4.2.3.1. Kế hoạch quản lý dự án mô tả cách thức dự án sẽ được thực hiện, giám sát, điều chỉnh, và kết thúc. Nó cung cấp thông tin có giá trị cho quá trình điều khiển giao tiếp, nhưng không giới hạn:

      · Những yêu cầu thông tin liên lạc với các bên liên quan,

      · Lý do cho sự phân phối của các thông tin,

      · Khung thời gian và tần suất cho việc phân phối các thông tin cần thiết,

      · Cá nhân hoặc nhóm chịu trách nhiệm về nội dung giao tiếp của các thông tin

      · Cá nhân hoặc nhóm nhận thông tin.

      10.3.1.2 Các giao tiếp của dự án
      Được mô tả trong mục 10.2.3.1. Quá trình điều chỉnh giao tiếp liên quan đến các hoạt động được yêu cầu cho thông tin và giao tiếp để được giám sát, tác động và công bố trước các bên liên quan. Giao tiếp trong dự án đến từ nhiều nguồn và có thể thay đổi đáng kể trong định dạng của chúng, mức độ chi tiết, độ quan trọng và bảo mật. Giao tiếp trong dự án có thể bao gồm nhưng không giới hạn:

      · Tình trạng phân phối

      · Kế hoạch phát triển

      · Chi phí phát sinh

      10.3.1.3 Nhật ký các vấn đề
      Được mô tả trong mục 13.3.3.1. Dùng để ghi và theo dõi giải quyết các vấn đề. Nó có thể được sử dụng để tạo điều kiện thông tin giao tiếp và đảm bảo một sự hiểu biết chung về các vấn đề. Một tài liệu nhật ký bằng văn bản giúp điều chỉnh những người có trách nhiệm giải quyết các vấn đề cụ thể bằng một mục tiêu ngày. Giải quyết vấn đề nhắm đến những trở ngại mà có thể ngăn chặn các đội từ việc đạt được mục tiêu của mình. Thông tin này là quan trọng đối với quá trình điều chỉnh truyền thông vì nó cung cấp cả một kho lưu trữ cho những gì đã xảy ra trong dự án và một nền tảng cho việc giao tiếp tiếp theo sẽ được chuyển giao.

      10.3.1.4 Dữ liệu về hiệu suất làm việc
      Được mô tả trong mục 4.3.3.2. Dữ liệu hiệu suất làm việc của tổ chức và tóm tắt các thông tin thu thập, trình bày kết quả phân tích so sánh với cơ sở đo hiệu suất.

      10.3.1.5 Các quy trình của tổ chức
      Được mô tả trong mục 2.1.4. Các quy trình của tổ chức có thể ảnh hưởng đến quá trình điều khiển giao tiếp bao gồm, nhưng không giới hạn:

      · Báo cáo mẫu;

      · Các chính sách, tiêu chuẩn, và các thủ tục để xác định thông tin giao tiếp;

      · Công nghệ thông tin để giao tiếp cụ thể có sẵn;

      · Phương tiện giao tiếp cho phép;

      · Các chính sách ghi lưu

      · Các yêu cầu an ninh

      10.3.2 Điều chỉnh giao tiếp : công cụ và kỹ thuật
      10.3.2.1 Hệ thống quản lý thông tin

      Một hệ thống quản lý thông tin cung cấp một bộ công cụ cho quản lý dự án để nắm bắt, lưu trữ và phân phối thông tin cho các bên liên quan về chi phí của dự án, lịch trình tiến độ, và hiệu suất. Một số gói phần mềm cho phép người quản lý dự án để tổng hợp báo cáo từ một số hệ thống và tạo điều kiện phân phối báo cáo cho các bên tham gia dự án. Ví dụ về các mẫu phân phối có thể bao gồm báo cáo bảng, phân tích bảng tính và thuyết trình. Khả năng đồ họa có thể được sử dụng để tạo ra hình ảnh đại diện của thông tin hiệu năng dự án.

      10.3.2.2 Đánh giá chuyên gia
      Đánh giá chuyên gia thường được tin cậy bởi các nhóm trong dự án, để đánh giá tác động của giao tiếp trong dự án, cần hành động hay can thiệp, hành động cần thực hiện, trách nhiệm cho những hành động như vậy, và khung thời gian cho hành động. Đánh giá chuyên gia có thể cần phải được áp dụng cho các chi tiết kỹ thuật hoặc quản lý và có thể được cung cấp bởi bất kỳ cá nhân hay nhóm có kiến thức chuyên môn, đào tạo, chẳng hạn như:

      · Các đơn vị khác trong tổ chức,

      · Tư vấn,

      · Các bên liên quan, bao gồm cả khách hàng hoặc các nhà tài trợ,

      · Hội nghề nghiệp và kỹ thuật,

      · Các nhóm công nghiệp,

      · Chuyên gia vấn đề

      · Văn phòng quản lý dự án.

      Người quản lý dự án, phối hợp với các nhóm dự án, sau đó xác định các hành động cần thiết để đảm bảo rằng những thông điệp đúng được truyền đạt tới đúng đối tượng vào đúng thời điểm.

      10.3.2.3 Các cuộc họp
      Quá trình điều chỉnh giao tiếp đòi hỏi phải thảo luận và đối thoại với các nhóm dự án để xác định cách thức phù hợp nhất để dự án cập nhật và giao tiếp hiệu quả, có thông tin để đáp ứng yêu cầu từ các bên liên quan. Những cuộc thảo luận và đối thoại thường được tạo trong điều kiện thông qua các cuộc họp, trong đó có thể được thực hiện mặt đối mặt hoặc trực tuyến và tại các địa điểm khác nhau, chẳng hạn như các trang web của dự án hoặc các trang web của khách hàng. Cuộc họp dự án cũng bao gồm các cuộc thảo luận và đối thoại với các nhà cung cấp, và các bên liên quan khác của dự án.

      10.3.3 Điều chỉnh giao tiếp: Đầu ra
      10.3.3.1 Thông tin về hiệu suất làm việc

      Được mô tả trong mục 4.4.1.5. Thông tin hiệu suất này thường cung cấp tình trạng và tiến bộ thông tin về các dự án ở mức độ chi tiết theo yêu cầu của các bên liên quan khác nhau. Thông tin này sau đó được thông báo cho các bên liên quan thích hợp.

      10.3.3.2 Thay đổi các yêu cầu
      Được mô tả trong mục 4.3.3.3. Quá trình điều chỉnh giao tiếp cần phải có điều chỉnh, hành động và can thiệp. Kết quả là, các yêu cầu thay đổi sẽ được tạo ra như một đầu ra. Những yêu cầu thay đổi được xử lý thông qua cách thực hiện quy trình điều chỉnh thay đổi tích hợp và có thể dẫn đến:

      · Điều chỉnh dự toán, trình tự hoạt động, ngày tiến độ, yêu cầu tài nguyên, và phân tích các lựa chọn thay thế đáp ứng rủi ro;

      · Điều chỉnh kế hoạch quản lý dự án và các văn bản;

      · Các đề xuất hành động khắc phục có thể mang lại hiệu quả mong đợi trong tương lai của dự án

      · Các đề xuất hành động phòng ngừa có thể làm giảm khả năng phát sinh trong tương lai thực hiện dự án

      10.3.3.3. Cập nhật kế hoạch quản lý dự án
      Quá trình điều chỉnh giao tiếp có thể kích hoạt bản cập nhật cho các kế hoạch quản lý giao tiếp cũng như các thành phần khác của kế hoạch quản lý dự án (ví dụ các bên liên quan và kế hoạch quản lý nguồn nhân lực).

      10.3.3.4 Cập nhật tài liệu dự án
      Các tài liệu dự án có thể được cập nhật như là kết quả của quá trình điều chỉnh giao tiếp. Những cập nhật có thể bao gồm, nhưng không giới hạn:

      · Dự báo,

      · Báo cáo hiệu suất

      · Nhật ký vấn đề

      10.3.3.5 Cập nhật các quy trình của tổ chức
      Các quy trình của tổ chức có thể được cập nhật bao gồm các mẫu báo cáo và tài liệu bài học kinh nghiệm. Những tài liệu này có thể trở thành một phần của cơ sở dữ liệu lịch sử cho cả hai dự án này, việc tổ chức thực hiện và có thể bao gồm những nguyên nhân của vấn đề, lý do đằng sau các hành động khắc phục được lựa chọn, và các loại khác của các bài học kinh nghiệm trong quá trình dự án.
      Download mẫu kế hoạch quả lý giao tiếp tại đây
      Nguyen Kha Duy and Nguyen Hang like this.

Share This Page